Автоматизація дій у воронці продажів

Продаж — це не тільки комунікація, а й десятки повторюваних дій: надіслати листа, запланувати фоллоу ап, перевірити статус оплати. Автоматизовані процеси в CRM допомагають команді не забувати про важливі кроки та пришвидшують обробку замовлень.

Що можна автоматизувати:

• Призначення відповідального менеджера. Залежно від напряму, регіону, мови чи джерела ліда, угода одразу потрапляє до потрібного фахівця.

• Створення завдань — коли угода переходить на новий етап або клієнт виконує певну дію.

• Присвоєння пріоритету ліда — для фокусування на найперспективніших потенційних замовниках.

• Нагадування про «завислі» угоди. Якщо статус не змінюється понад 7 днів, CRM повідомляє менеджера або виносить її в окремий список для перегляду.

• Автоматична зміна етапів. Наприклад, після оплати угода переходить у статус «закрита».
   

Кейс зі страхової галузі

В одного з українських страхових сервісів різні відділи працювали в окремих системах, що створювало розриви в комунікації, призводило до втрати лідів і сповільнювало щоденні процеси.

Завдання:

• об’єднати всі команди — від лідогенерації до акаунт-менеджменту;

• забезпечити повну автоматизацію рутинних завдань;

• інтегруватися з іншими інструментами, зокрема соціальними мережами;

• врахувати специфіку кожного відділу в межах однієї платформи.

Компанія вирішила впроваджувати CRM поетапно, відділ за відділом. Загалом вдалося налаштувати понад 200 автоматизацій, зокрема:

• автоматичне створення угод і завдань для всіх залучених відділів;

• автозаповнення даних у CRM після вибору пакета послуг: тривалість контракту, дата старту тощо;

• зміну статусів угод без участі менеджера;

• сповіщення відповідальним фахівцям про нові запити.

Результат: заявки обробляються утричі швидше, 95% процесів відбувається у межах CRM без додаткових таблиць.

Автоматизація маркетингу

Маркетинг без автоматизації — це нескінченна кількість таблиць, ручне зведення даних і рішення «на око». Сучасна CRM допомагає збирати ліди з різних каналів, бачити вплив кампаній на воронку продажів і ухвалювати рішення на основі даних.

CRM фіксує, які джерела дають якісні ліди, а які — лише трафік. Це допомагає масштабувати ефективні кампанії та вимикати неуспішні.

Що можна автоматизувати:

• Захоплення лідів із сайтів, лід-форм, месенджерів тощо. Усі заявки автоматично потрапляють у CRM.

• Присвоєння тегів за інтересом чи типом кампанії, щоб команда могла вести якісну комунікацію.

• Автовідповіді та email-воронки. Після заявки система надсилає лист-підтвердження, презентацію або доступ до вебінару. Далі запускається серія листів.

• Підігрів неактивних контактів. Якщо лід не взаємодіє певний час, CRM надсилає автоматичний лист або ставить задачу менеджеру, щоб не дати контакту «застигнути».

• Збережені фільтри. Наприклад, можна переглянути усі звернення з соцмереж за останні 30 днів або ліди з певної кампанії. Ці вибірки оновлюються автоматично та використовуються для аналітики.
   

Кейс із виставкової індустрії

У компанії не було єдиної системи для зберігання та обробки запитів від клієнтів. Інформація надходила з різних каналів і зберігалась розрізнено, що ускладнювало аналітику та підготовку звітів для команди. Бізнес прагнув зрозуміти, хто їхні замовники, звідки вони приходять, як проходять шлях у воронці та як оптимізувати комунікацію на кожному етапі — щоб досягати кращих результатів на основі даних.

Завдання:

• об’єднати всі заявки в єдиній базі з фіксацією джерела кожного ліда;

• відстежувати повний шлях клієнта — від першого контакту до укладення угоди;

• інтегруватись з аналітичними інструментами, щоб уникнути ручного збору інформації;

• визначати ефективність маркетингових каналів і причини залучених або втрачених лідів.
   

Тож, було автоматизовано:

• збір лідів із форм, сайту, листів і месенджерів;

• фіксацію джерел через UTM-мітки;

• збережені фільтри для оперативної оцінки результатів по каналах;

• аналітику за ефективністю кампаній, креативів та меседжів.

Результат: 30% робочого часу маркетолога вивільнено для стратегічних завдань, а команда оперативно ухвалює рішення щодо того, які канали масштабувати, а які — коригувати або вимикати

Контроль оплат і статусів замовлень

Оплата — критичний етап взаємодії з клієнтом, і саме тут часто трапляються збої: хтось не отримав рахунок, хтось забув оплатити, менеджер не встиг перевірити. CRM допомагає прибрати ручний контроль із процесу та зменшити втрати через помилки.

Що можна автоматизувати:

• Присвоєння статусів у системі. Наприклад: «Очікує оплати», «Оплачено», «Готується до запуску». Це дає змогу кожному в команді бачити, на якому етапі перебуває клієнт.

• Нагадування замовникам, якщо після виставлення рахунку немає оплати протягом певного часу.

• Завдання менеджерам перевірити платіж або звʼязатися з клієнтом.

• Автоматична зміна етапів після оплати. 
   

Кейс з освітньої сфери

На етапі активного зростання освітня платформа отримувала велику кількість заявок. Менеджерам доводилося вручну перевіряти платежі та оновлювати дані про клієнтів, що створювало додаткове навантаження.

Завдання:

• автоматизувати відстеження оплат;

• створити воронки продажів, які можна швидко адаптувати під нові продукти;

• налаштувати автоматичні нагадування клієнтам про незавершені оплати;

• забезпечити повну аналітику для контролю фінансів.

CRM-система була інтегрована з платіжними сервісами. Після виставлення рахунку клієнт отримує автоматичний лист або повідомлення. Якщо оплата не надходить — CRM надсилає повторні нагадування через визначені інтервали. Як тільки платіж зафіксовано, система змінює статус угоди.

Результат: 12% додаткових оплат та 20% повторних продажів.

Міжкомандна взаємодія

Інколи клієнт «зависає» не через відсутність попиту, а через те, що його заявка губиться на стику між відділами. Менеджер забув передати, бухгалтер не побачив листа, технічна команда не отримала умов — і процес зупиняється.

CRM допомагає побудувати чіткі процеси між підрозділами, щоб усі учасники знали, що робити далі, і могли швидко підхопити клієнта.

Що можна автоматизувати:

• Створення задач після зміни статусу угоди. Наприклад, завдання для відділу супроводу після сплати послуги.

• Передача відповідальності між менеджерами. Угода переходить до наступного етапу — CRM призначає відповідального.

• Сповіщення. Щойно змінюється статус або зʼявляється новий учасник процесу — система надсилає повідомлення в месенджери або на пошту.

• Історія взаємодії в одній картці: попередні дії, листування, документи,  коментарі — усе зберігається централізовано.
   

Кейс платіжного сервісу

Зі зростанням бізнесу до понад 300 клієнтів компанія відчула потребу в нових методах управління заявками. Передача інформації між чотирма різними відділами та контроль термінів стали занадто громіздкими.

Завдання:

• впровадити зміни з мінімальними витратами;

• спростити комунікацію між відділами;

• налагодити чіткий контроль над кожним етапом;

• автоматизувати передачу заявок.

Тож, було створено єдину систему обліку, де кожна заявка зберігається в окремій картці та автоматично передається між відділами:

• Комерційний — відстежує статус заявки та збір документів. Якщо чогось бракує, автоматично запускається ланцюжок листів із нагадуваннями.

• Фінансовий — бачить усю історію в картці клієнта. Після перевірки заявка переходить далі або повертається на доопрацювання із позначками.

• Операційний — вносить усі фінансові умови в систему компанії, готує запуск користувача на основі погоджених умов.

• Підтримка — активує покупця, перевіряє коректність і повноту даних.
   

Результат: процес підключення клієнта займає 1 годину, замість кількох днів ручної координації.

Кейс кур’єрської доставки

Компанія, що працює з декількома B2B-напрямками, потребувала централізованого управління клієнтською базою. Відсутність даних ускладнювало моніторинг активності споживачів та заважало ефективним крос-продажам.

Завдання:

• перенести великі обсяги даних без втрат;

• автоматизувати ключові процеси продажів і моніторинг;

• дати змогу командам самостійно налаштовувати воронки під кожен бізнес-напрямок.
   

Інтеграція CRM із внутрішньою системою компанії дозволила щодня отримувати дані про активність клієнтів. Якщо у внутрішніх системах фіксується зниження кількості відправок — CRM надсилає сповіщення менеджеру для опрацювання. Менеджер отримує сигнал ще до того, як співпраця припиняється, — і може проактивно зв’язатися з користувачем і запропонувати рішення.

Результат: ризики втрати клієнтів знижено, менеджери завжди знають, з ким потрібно працювати прямо зараз.

CRM — це інструмент контролю та зростання. Навіть базова автоматизація дає результат: менше хаосу, більше відповідальності, швидша обробка запитів.

Оберіть один-два процеси, налаштуйте їх у CRM, зберігайте дані та аналізуйте. Це перший крок до системної роботи, яка з часом масштабується разом із бізнесом.